Architectuurscans

Uit DERA
Ga naar: navigatie, zoeken

Proces voor uitvoeren van DERA-scan

De Architectuurraad hanteert een standaard proces voor aanvragen, uitvoeren scan en terugkoppelen bevindingen. Bij het uitvoeren van de scan vormt de DERA (de Digitaal Erfgoed Referentie Architectuur) het referentiekader waartegen de scan wordt uitgevoerd. De bevindingen en adviezen in de DERA-scan zijn openbaar en worden gepubliceerd. De volgende situaties kunnen aanleiding geven om DERA-scan uit te voeren:

  1. Aanvrager is project dat wil laten vaststellen of voldaan wordt aan DERA-afspraken. Het project kan de volgende criteria gebruiken om een indicatie te krijgen of aanvragen van een DERA-scan zinvol kan zijn:
    • De aanvrager is de opdrachtgever van een erfgoed project;
    • Er is sprake van relevante wijzigingen in de wijze waarop digitaal erfgoedinformatie wordt uitgewisseld met andere organisaties;
    • De aanvrager verlangt een uitspraak van de Architectuurraad DERA, hetzij als bevestiging dat het project aansluit bij DERA- kaders hetzij om advies te krijgen over een specifiek architectuur -aandachtspunt.
  2. Aanvrager heeft een voorstel voor wijzigen van DERA-afspraken. Bij een wijzigingsvoorstel bepaalt de Architectuurraad of een scan noodzakelijk is. Hierbij wordt gekeken naar de impact van het wijzigingsvoorstel.

Wat zijn de processtappen?

Stap 1
Aanvragen
De scan kan worden aangevraagd bij de Architectuurraad DERA. Bij een aanvraag wijst de voorzitter van de Architectuurraad een intaker aan. De intaker fungeert als contactpersoon voor de aanvrager.
Stap 2
Beoordeling aanvraag
De aanvrager vult samen met de intaker het intakeformulier in. Doel is duidelijkheid te krijgen over de doelstelling en vast te stellen welke toetsvragen relevant zijn. Hiermee krijgen aanvrager en intaker van de scan een gedeeld beeld van de doelstelling van de scan. De intaker beoordeelt of de aanvraag past binnen de scope van de DERA. Wanneer dit het geval is beslissen aanvrager en intaker samen of het proces definitief in gang wordt gezet.

De aanvrager kan aan de hand van het intakeformulier het projectplan aanpassen. De aanvrager weet wat de toetsvragen zijn en kan in het projectplan aangeven wanneer de documentatie gereed is die nodig is om de scan uit te voeren. Tevens kan in het projectplan rekening worden gehouden met het uitvoeren van de scan en verwerken van de adviezen. De intaker bepaalt op basis van de aard en complexiteit van het project op welke wijze de rest van de Architectuurraad betrokken wordt. De intaker laat de scan opnemen in de planning van de Architectuurraad. De intaker koppelt de planning van de scan terug naar de aanvrager zodat dit opgenomen kan worden in het projectplan.

Stap 3
Uitvoering
Bij het vastleggen van de resultaten van de scan wordt gebruik gemaakt van een standaard sjabloon. De intaker zorgt dat de leden van de Architectuurraad de benodigde documentatie hebben. Bij de start van de uitvoering bestaat dit uit een ingevuld intakeformulier en relevante projectdocumentatie. De volgende stap is dat een concept scan wordt opgesteld. De volledige Architectuurraad moet in staat zijn commentaar te geven op het concept. Dit kan zowel schriftelijk als plenair, afhankelijk van de urgentie en complexiteit van de scan.
Stap 4
Advisering
Het advies wordt altijd mondeling besproken met de aanvrager. Deze bespreking kan ook plaatsvinden in de Architectuurraad.
Stap 5
Verwerking en terugkoppeling
Na bespreking van het advies wordt de scan in de volgende bijeenkomst van de Architectuurraad vastgesteld.

De aanvrager neemt de adviezen mee en bepaalt hoe de adviezen worden verwerkt. Dit wordt door middel van een memo teruggekoppeld aan de Architectuurraad. De adviezen aan DERA plaatst de Architectuurraad op de architectuur backlog van DERA waarna deze worden ingepland om door te voeren in DERA.

Zie ook